16 TIPS PARA ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO

Una habilidad necesaria en contextos dinámicos y cambiantes es la sabia administración del tiempo. Quién sepa administrar su tiempo tendrá una mayor productividad.

En este artículo les brindo 16 recomendaciones que van en esa dirección. Pueden haber más, seguro que sí. Pero deseo compartir estas que me han ayudado en mis labores profesionales.

1. Inicie el día con una agenda de tareas o trabajos que sean importantes cumplir durante esa jornada.
2. En caso que tenga que abandonar la agenda por algún motivo, vuelva a seguir su plan tan pronto pueda. No pierda ese “norte” 
3. Revise los hábitos tan pronto llegue a su trabajo.  determine qué hábitos le están consumiendo tiempos innecesarios y elimínelos. 
4. Acostúmbrese a llegar siempre a la misma hora.  Este hábito le permite estructurar su agenda de trabajo diariamente. 
5. Analice cual es su tiempo más productivo, en la mañana o en la tarde, concentre las tareas más importantes en ese tiempo.   En el otro tiempo realice tareas poco importantes y que le consumen más tiempo.
6. Tenga un proceso de trabajo en su escritorio. Por ejemplo tenga un lugar para trabajos que ingresan, otro para trabajos en trámite y otro para trabajos a archivar.
7. Tenga un mecanismo para clasificar los trabajos por su prioridad.  Utilice colores, por ejemplos.  De esa forma podrá atender los trabajos con un orden.
8. Organice su escritorio de acuerdo a los recursos que utiliza con mayor frecuencia.  Por ejemplo, si utiliza el teléfono constantemente, este debe estar cerca de su mano.  De esa manera se evita estar perdiendo tiempo alcanzando y devolviendo los recursos más necesarios.
9. Trate de planificar las salidas de su lugar de trabajo. haga la mayor cantidad de acciones cuando va a salir.  De esa manera se evita estar abandonando su área de trabajo frecuentemente.
10. Evite las charlas de “pasillo”.  Eliminan tiempo valioso.
11. Determine cual mecanismo de comunicación es el más apropiado en cada caso.  Puede ser una llamada o envió de un correo electrónico o una visita.  Esto le permitirá ahorrar tiempo.
12. Si tiene que explicar algo complejo y lo tiene que hacer en forma constante ayúdese con algún documento que resuma los principales puntos que le interesa transmitir.   Posteriormente envié ese documento a la persona con la que usted esta hablando.  De tal manera que no pierda tiempo explicando varias veces la misma cosa.
13. Si posee personal a cargo trate de delegar la mayor cantidad de tareas rutinarias y de poca importancia.
14. Establezca el hábito de revisar los correos electrónicos en ciertos periodos al día.  Si lo hace sin ningún orden es muy probable que se “enganche” constantemente y esto sume al día mucho tiempo mal administrado.
15. Cuando da o recibe instrucciones de otra persona, tenga claramente definido el objetivo de lo que esperan de usted, de esa manera se evita hacer un trabajo varias veces.
16. Cada vez que pueda limpie y organice su escritorio.